Igas kontoris ja tootmises töötavad töötajad sageli mitmesuguste dokumentidega, nii et ametlike, äridokumentide vormistamise oskus on vajalik kõigile. Samal ajal on üldised nõuded, millest tuleb kinni pidada mis tahes dokumendi - ärikirja, tellimuse, ametikoha, juhise jms koostamisel.
Juhised
Samm 1
Alustage dokumendi koostamist, selgitades selle teostatavust ja lahendamist vajavate probleemide ringi. See aitab teil määrata dokumendi tüübi ja selle vormi, mis määravad suuresti selle sisu olemuse ja esitlusstiili.
2. samm
Vaadake üle valitsuste ja asutuste seadused ja määrused, mis reguleerivad nende probleemide lahendamist. See on väga oluline etapp, mis näitab teie kirjaoskust ja võimaldab koostada dokumendi, mis vastab täielikult tööprobleemide töötlemise ja lahendamise kehtestatud korrale. See aitab kindlaks määrata ka adressaadi, heakskiitva ja koordineeriva asutuse ning tagada, et dokumendi sisu ja selle organisatsiooni pädevuse vorm.
3. samm
Uurige haldus- ja regulatiivdokumentide tekste nii, et koostatav dokument ei oleks nendega vastuolus ega dubleeriks neid. Selleks on vajalik selliste dokumentide elektrooniline andmebaas.
4. samm
Koguge teavet lahendatavate küsimuste sisulisuse kohta, koostage dokumendi projekt. Koostamisel kasutage trafaretttekste ning äridokumentides tavapäraselt kasutatud fraase ja väljendeid. Uurige teisi dokumente, mis on välja töötatud teie organisatsioonis või partnerettevõtte süsteemis, ja võtke aluseks nende kirjutamisstiil.
5. samm
Dokumendi põhiteksti eesmärk on mingisuguse tegevuse esilekutsumine, veenmine. See peab olema põhjendatud ja loogiline. Sõnastusest tuleb juriidilises mõttes rangelt kinni pidada. Esiteks on esitatava teabe usaldusväärsuse ja objektiivsuse nõuded. Tekst peaks olema täpne ning võimalikult informatiivne ja ülevaatlik. Loomulikult ei tohiks selles olla grammatilisi, kirjavahemärke ega stiilivigu. Juhul kui mainite dokumendis teises allikas või dokumendis sisalduvat teavet, peate märkima kogu selle väljundi.
6. samm
Muutke dokumendi projekti ja kooskõlastage see isikutega, kellel on selleks volitused. Pärast seda vormistage dokument vastavalt vastuvõetud normidele ja allkirjastage see.
