Arhiiviasutused mitte ainult ei hoia dokumente, vaid pakuvad kodanikele ka juurdepääsu arhiiviteabele. Üks võimalustest selle võimaluse realiseerimiseks on juurdepääs arhiividokumentidele lugemissaalides. Vaatame lähemalt, kes saavad lugemissaale külastada ja kuidas nad töötavad.
Riigi ajalooarhiivis on vaja lugemissaale, et külastajad saaksid dokumentidega töötada. Reeglina töötavad teadlased dokumentidega nii teadusartiklite, artiklite, raamatute kui ka sugupuude loojate kirjutamiseks.
Lugemissaali pääsemiseks peate tulema arhiivi koos isikutunnistusega (pass, juhiluba), täitma avalduse vorm ja avalduse, mis näitab töö teemat. Nüüd saab seda paljudes arhiivides teha e-posti teel, saates skannitud dokumente ja lugemissaali külastades peate esitama need algsel kujul.
Neil, kes otsivad sugulasi, kelle teave on vajalik viimase 75 aasta jooksul, peavad olema sugulust tõendavad dokumendid. Nii et kui teil on vaja teavet vanaisa komsomoliga liitumise kohta isa poolel, siis peavad teil olema kaasas isa dokumendid ja dokumendid (sünnitunnistus, passid, mille abil saate perekonnanime jälgida, samuti abielutunnistus) naistele). Lisaks peab lugemissaali töötaja külastajaid tööreeglitega kurssi viima.
Pärast lugemissaalis paberimajandust antakse külastajale juhendid ja muud metoodilised abivahendid: nimekirjad, loendite registrid, indeksid, kataloogid) Siis on kasutaja juba tuttav fondide varudega.
Arhiivinventuur on arhiivikataloog, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondi, kogust ja nende raamatupidamiseks ning sisu avalikustamiseks.
Külastaja koostab päringu, milles ta osutab valitud juhtumid. Juhtumite arvu piirangud kehtestab arhiiv vastavalt tööreeglitele. Uurijal ei ole võimalik faile kohe kätte saada, kuid pärast arhiivi reeglitega kehtestatud aega. Tavaliselt on ajavahemik 1 kuni 3 päeva. Fakt on see, et arhiivides hoitakse tuhandeid dokumente ja neid on lihtsalt võimatu kiiresti kätte saada. Juhtumeid hoitakse suurtes arhiivides, mis võivad asuda isegi erinevates hoonetes, kui arhiivil on mitu hoonet. Seetõttu võtab juhtumite leidmine aega. Lisaks peavad töötajad enne nende väljaandmist iga juhtumi lehe haaval läbi vaatama ja kõigi dokumentide olemasolu fikseerima. Alles pärast seda saavad juhtumid lugemissaali pääseda.
Samuti peate olema valmis selleks, et teatud dokumendid võivad olla kasutajate jaoks suletud. Selle põhjuseks on osa teabe salajasus (riigisaladus, isiklik teave jne). Piiratud dokumente saavad vaadata ainult arhiivitöötajad. Kui uurija vajab sellistest dokumentidest teatud teavet, saab ta tellida tõendi (sotsiaal-õiguslik või temaatiline päring), mis täidetakse kindlaksmääratud aja jooksul.
Lisaks võib mõnikord piirangut seostada dokumendi kehva füüsilise seisundiga.
Pärast lugemissaali väljastamist on uurijal õigus töötada dokumentidega, teha neist väljavõtteid. Kopeerimine (pildistamine, skaneerimine, koopiate tegemine) on reeglina tasuline teenus.
Pärast seda, kui teadlane on vajaliku töö teinud, antakse toimikud üle lugemissaali töötajale, kes need arhiivihoidlasse kannab. Arhivaarid kontrollivad dokumentide olemasolu ja seisukorda üks leht korraga ning panevad need siis paika.
Välja on töötatud kindlad reeglid selle kohta, mida saab ja mida saab lugemissaalis teha. Nii on näiteks rangelt keelatud tuua toitu lugemissaali, tulla ülerõivastega, suurte kottide ja pakkidega. Parem on töötada kinnastega dokumentidega - nii saate pikendada nende ohutust ja kaitsta end tolmu eest. Fakt on see, et pärast sõrmedega lappamist jäävad paberil higirasvad jäljed lehtedele, mis ka selle hävitab. Loomulikult ei saa te lehti rebida, korpusest välja rebida, neile kirjutada. Lõppude lõpuks sisaldab iga arhiividokument ajalugu. Ta on iseenesest ainulaadne. Mida kauem saame dokumente salvestada, seda kauem saavad need meid enda kasuks teenida.
