Meie sotsiaalne ja äriline aktiivne elu on sageli seotud osalemisega mitmesugustel koosolekutel - olgu see siis aktsionäride koosolek, ühistu liikmete üldkoosolek, HOA või mõni muu avalik koosolek. Selliste koosolekute roll on avalike organisatsioonide või juriidiliste isikute tegevusega seotud oluliste probleemide lahendamine ja dokumenteerimine. Koosolekul vastuvõetud otsuste korrektne kajastamine dokumentides kinnitab nende legitiimsust ja on juriidiline dokument.
Juhised
Samm 1
Koosoleku protokolli koostamiseks kasutage standardset A4-formaadis kirjutuspaberit. Protokolli pealkiri peab sisaldama dokumendi pealkirja ja sissejuhatavat osa, mis kajastab kodanike või aktsionäride koosoleku toimumise põhjust.
2. samm
Pealkirja all märkige koosoleku kuupäev ja aadress, kus see toimus, samuti kohalviibivate inimeste arv. Kui kohalviibijad märkisid oma osalemise vastavalt registreerimislehele, siis peab see kajastuma ka protokollis. Peegeldage koosoleku vormi: esialgse küsitluse, isikliku tellimusega isikliku kohalolekuga või kombineeritud osalemisvormi abil.
3. samm
Märkige koosoleku poolt valitud esimehe ja sekretäri perekonnanimed, eesnimed ja isanimed, peegeldage nende poolt, vastu ja kandideerimisel hoidunud häälte arvu.
4. samm
Kirjeldage päevakorras olevate küsimuste loetelu, alustades kõige pakilisematest küsimustest, nummerdage need ning alustage iga numbri kohta sõnavõttude, arutelude ja hääletuste arvestust. Sõnumite salvestamisel on vaja märkida ainult esitatava aruande põhiolemus. Tuleks öelda lühidalt, kuid ebaselgust välistavas vormis. Vajadusel saab kõneteksti lisada protokollile. Kõik kõne olemusega seotud märkused ja märkused tuleks esitada koos nimede märkimisega.
5. samm
Iga väljaande rekord peab lõppema hääletamistulemuste märkimisega tehtud otsusega. Pärast kõigi päevakorras olevate küsimuste arutelu teksti märkige, et koosoleku üldine otsus kuulutati kinniseks.
6. samm
Allkirjastage koosoleku juhataja ja sekretär protokollidele ja esitage need oma organisatsioonile või selle esimehele.
