Igal avalikul või kutseühingul on juhtorgan, mis peab oma põhikirjas kindlaksmääratud sagedusega kokku kutsuma kõik huvitatud isikud aruandlus- ja valimiskoosolekute pidamiseks. Sellistele koosolekutele pääsevad kõik antud seltsi liikmed või osalejate rühmade esindajad, kasutades selleks oma õigust osaleda selle tegevuses.
Juhised
Samm 1
Mõelge koosoleku päevakavale. Kuna aruanne ja valimised on üks olulisi teemasid, on eeldatavasti antud juhul suurim valimisaktiivsus. Seetõttu võite lisaks nendele teemadele päevakorda võtta ka teisi pakilisi küsimusi, mida arutate oma ühingu liikmetega. Otsustage aruandlus- ja valimiskoosoleku toimumise aeg ja koht. Ruum, kus seda plaanitakse korraldada, peab olema piisavalt avalik ja avar, et kõik ära mahutada.
2. samm
Teavitage kõiki huvitatud isikuid aruandlus- ja valimiskoosolekust. Selleks peate saatma välja kutsed koos koosoleku päevakorra, kuupäeva ja kohaga. Postitage selle teabega teadaandeid kohtadesse, kus neid näeb kõige rohkem ühistu liikmeid. Vajadusel pange selline reklaam meediasse ja televisiooni.
3. samm
Korraldage osalejate registreerimine pool tundi enne koosoleku algust. Määrake piisav arv registreerijaid, et sündmuse alguseks oleks kõigil tulijatel võimalus sisestada oma isikuandmed. Tavaliselt on see perekonnanimi, nimi ja isanimi, organisatsioon või selle struktuuriüksus, registreerimis- või elukoha aadress, kontaktandmed.
4. samm
Vali koosoleku juhataja ja sekretär. Pange tähele, et teie valitud organi esimeest ei saa valida assamblee esimeheks. Vajaduse korral, kui see on ette nähtud põhikirjaga, valige volikiri, mis kontrollib saadikute volitusi, kui nad valitakse ühingu liikmete rühmadest.
5. samm
Sekretär peab protokolli pidama. Protokollis kajastage koosolekul osalenud delegaatide või ühingu liikmete arvu, kes valiti esimeheks, sekretäriks ja milliste hääletustulemustega.
6. samm
Valitud kogu esimees teeb tehtud töö kohta aruande. Protokollis kajastage kogu häält hinnanguga - kas see on tunnistatud rahuldavaks või mitte. Koosolekul tuleb ära kuulata ettepanekud valitud organi uue koosseisu kohta, arutada ja hääletada iga kandidaadi üle eraldi. Pange hääletamistulemused protokolli.
7. samm
Pärast kõigi päevakorras välja toodud küsimuste arutamist peab koosoleku juhataja selle sulgema ja koos sekretäriga koosoleku protokollile alla kirjutama.
