Kui juhtus nii, et olete sunnitud kaebuse kirjutama, siis nii, et teie vastu kaebusi ei oleks, kuid samas pole süüdlasele ka vabandusi, peaksite oma avalduse teksti põhjalikult välja töötama. Kaebust vea enda näite või lihtsalt juhtunu kirjeldusega on alati tajutud paremini kui lihtsalt abstraktsete sõnadega teksti "kui halb kõik on". Seetõttu kasutage järgmist plaani mõeldes, mida kirjutada.
Juhised
Samm 1
Alustage sõnumiga. See võib välja näha nagu tavaline memo. Parempoolsesse ülanurka kirjutage selle isiku täielik nimi, kellega ühendust võtate, märkige tema ametikoht või volitused. Seega näitate, et olete teadlik sellest, millega ja kellega teil on tegemist ning et olete tõsine.
2. samm
Sisestage enda kohta teave. Pane ka kirja, mis su nimi on, kus sa töötad ja mis ametikohal oled. Mainige selle ettevõtte või organisatsiooni rolli, millele teil on kaebus, näiteks "teie poe püsiklient" või "teie väljaande iga-aastase tellimuse omanik". Las adressaat mõistab, et ta peab teie probleemiga kiiresti tegelema, vastasel juhul riskib ettevõte püsikliendi kaotamisega.
3. samm
Kirjeldage oma kaebusi organisatsiooni vastu. Sõna otseses mõttes 2-3 lausega väljendage põhipunkt. Ärge laadige teksti tarbetute sõnadega, kuivalt ja täpselt - rahulolematuse põhjus, juhtumi kuupäev ja kellaaeg, teie poolt varem olukorra lahendamiseks tehtud toimingud.
4. samm
Alustage olukorra kirjeldamist. Kirjeldage siin üksikasjalikult, kõige väiksema detailina kõike, mis juhtus. Tasub kirjeldada kõike, mis teie mällu kerkib, nii et uurimine ei ütleks, et "omistate" oma oletusi või muinasjutte. Mainige kõike, sealhulgas kaebuse põhjustanud inimese emotsioone, teile sobimatu asja lõhna ja värvi jne.
5. samm
Kirjeldage toimuvat järk-järgult. Te ei tohiks kaootiliselt ümber jutustada kõike, mis teie ümber toimus. Tegevus tegevuste kaupa, jutustage juhtunud sündmuste ahel. Kui mõni lõik vajab kommentaare, võite need juhtunu kirjelduse järel sulgudes esitada.
6. samm
Ole oma kirjas kena ja diskreetne. On täiesti võimalik, et ülemused, kellele kiri on adresseeritud, pole milleski süüdi ja kõrgendatud toonid vihastavad neid ainult ning sellest ei tule midagi head. Märkige lõpus veel kord oma koordinaadid ja mainige kindlasti, et ootate vastust oma kirjale.
