Mõni kiri lõpeb nii ebamääraselt, et adressaat on hämmingus: ta peab teksti uuesti läbi lugema, et mõista selle olemust. Ajapuudusel võib saaja kirja visata või midagi ette võtta, et enda tähelepanu hajutada ja ei süveneks enam välja öeldud olukorda. Selge, kokkuvõtlik ja pädev lõpp rõhutab lugupidamist lugeja vastu ja aitab kiirelt vastata taotlusele või nõudmisele.
Juhised
Samm 1
Öelge kolme punktiga, mida tahtsite öelda. Võib tunduda, et mõtted esitatakse selgelt, kuid teabe tajumine sõltub lugeja seisundist. Seetõttu lugege tekst uuesti läbi ja kirjutage eraldi kolm peamist mõtet. Need võivad olla faktid, kuupäevad, nimed jne. Emotsioone pole siin vaja, kirjutage lühidalt, mõne sõnaga, sest peate lihtsalt kokku võtma, meenutama peamisi punkte.
2. samm
Pange kirja kolm toimingut e-kirja saaja jaoks. Inimeste reaktsioonid võivad olla ettearvamatud. Teile tundub, et esitatud infole on võimalik üheselt reageerida, kuid inimene teeb seda sõltuvalt individuaalsetest harjumustest ja kavatsustest. Kui te ei ütle selgelt välja, mida lugejalt ootate, ei saa ta aru ega ütle, et ei saanud aru.
3. samm
Järjestage eelmiste sammude loend tähtsuse järgi kahanevas järjekorras. Kirja lõpp meenutab mõnikord kohtuistungil viimast sõna: sellest sõltuvad kirja saaja mulje, järeldused ja tagajärjed. Eemaldage loendist üksused, mida saab välja jätta, ilma et see kahjustaks sõnumi tähendust. Pange ülejäänud lühike loend kirja lõppu, nii et lugeja ei jääks millestki ilma.
4. samm
Märkige ajakava. Kui ootate kirjale reaktsiooni, täpsustage oma ootusi. Mõnel inimesel on kalduvus viivitada viimaseni, seega ei pruugi konkreetse aja määramine olla üleliigne.
5. samm
Jäta oma kontaktandmed. Teie korrespondent peaks suutma teie telefoni kiiresti üles leida. Ennetage selliseid olukordi ja lisage igaks juhuks vajalik teave kirja, isegi kui olete kindel, et saajal on see olemas.
6. samm
Ole viisakas, ütle midagi toredat, aitäh aja eest. Adressaat reageerib meelsamini ja võtab kiiremini ühendust, kui kiri talle meeldib või hoiab teda ebameeldivate kogemuste eest.
7. samm
Allkirjastage sõnum kindlasti oma nimega: see loob tõelise suhtlemise tunde. Inimesel on oluline keskenduda vastusele ja võtta seda vastutustundlikult. Eeskujuks ja inimesed kohtlevad sind samamoodi.
