Konverentsi korraldamine on protsess, millele tuleb eraldada vähemalt kolm kuud. Muidugi teab ajalugu mõne päeva jooksul konverentside eduka ettevalmistamise kohta palju näiteid, kuid selleks, et üritus mööduks täielikult normide kohaselt, kulub vähemalt kolm kuud.
Juhised
Samm 1
Kõigepealt otsustage konverentsi teema ja tüüp, sõltuvalt sellest valitakse edaspidi saal ja moodustatakse ürituse programm.
2. samm
Järgmine päevakorrapunkt on etenduste kava ja kõik sellega seonduv. Otsustage konverentsi aeg, osalejate arv, vaheaegade arv, konverentsi algus- ja lõppaeg. Kooskõlastage esinejatega nende ajastus.
3. samm
Laenutage saal selle järgi, mida peate esinema. See peaks olema osalejate mahutamiseks piisavalt avar ja mugav, mille arv oli märgitud eelmises etapis. Saal peaks olema varustatud projektori või plasmapaneeliga, samuti kõlarite tribüüniga.
4. samm
Alustage osalejate värbamist vähemalt kaks ja pool kuud enne konverentsi. Looge kutsed, mis sisaldavad konverentsi toimumise kohta, aega ja nime, samuti seda, millele see pühendatakse. Leidke tasakaal esitatud materjali lühiduse ja kättesaadavuse vahel. Alustage helistamist ja e-kirjade saatmist, andke isiklikult kutsed konverentsi tähtsamatele külalistele üle või saatke need posti teel.
5. samm
Kõigil konverentsi töötajatel peab konverentsil olema märk oma perekonnanime, eesnime ja tiitliga. Optimaalselt peaks positsioon olema sama - "korraldaja". Konverentsi päeval peab üldkoosolek olema üks tund enne registreerimise algust. Pange töötajad hoone fuajeesse, liftist väljapääsu juurde jne. See on vajalik, kui teil on vaja registreerumisleti jõudmiseks teha mitu pööret.
