Palju sõltub kirja kirjutamise õigsusest: kuidas saaja teavet tajub, kas ta saab aru püstitatud küsimuse olemusest, milline on tema suhtumine saatjasse. Kui inimene kavatseb kirja kirjutada, peab ta seda tegema asjatundlikult ja ta peaks kindlasti kinni pidama ettekande rangest ülesehitusest.
Juhised
Samm 1
Kõigepealt peate õigesti märkima saaja aadressi. Pealegi on saajal oluline teada, kes kirja saatis, vastasel juhul võib see sattuda prügikasti. Tagastusaadress on oluline juhul, kui kirja adressaadile mingil põhjusel ei toimetata.
2. samm
Ärikiri trükitakse arvutisse, isegi kui saatjal on kalligraafiline käekiri. Sõbralik kiri on kirjutatud käsitsi, see toob suhtlemisele omamoodi läheduse.
3. samm
Kirja esimesel real on reeglina keskel tervitus. See suunab saaja saatja juurde. Isiklik pöördumine näitab, et saate aru, kellele kirjutate.
4. samm
Põhiosa sisaldab teavet, mida adressaat üritab adressaadile edastada. Ärikirjas on pärast lühikest sissejuhatust, milles täpsustatakse kirja põhjus, välja toodud asja olemus: toodud on arvud ja faktid. Sõbralikus kirjas tasub enne oma asjadest rääkimist küsida vestluskaaslase asjade kohta: kaks või kolm lauset, et inimene mõistaks, tunneks tema vastu huvi, teda kuulatakse ja mõistetakse.
5. samm
Kokkuvõtteks on vaja hüvasti jätta, soovitav on kasutada valemifraase: austusega, armastusega. Ärikiri peab sisaldama allkirja ja kuupäeva, sõbralikus kirjas võib olla joonis südame, suudluse või kaisukaru kujul.
