Pressikonverentsid on iga ettevõtte PR-tegevuse oluline komponent. Tänu neile saavad meedia ja huvitatud avalikkus ajakohast teavet sõna otseses mõttes konkreetse organisatsiooni ametlikelt esindajatelt ning ettevõtete juhtkond saab väljendada oma seisukohta neile kõige olulisemates küsimustes. Kuid selleks, et pressikonverents tooks tõeliselt häid tulemusi, tuleb see korralikult korraldada.
Juhised
Samm 1
Kui teile usaldatakse pressikonverentsi korraldamine ja korraldamine, siis määrake kõigepealt kindlaks, millist eesmärki soovite saavutada: rääkige oma ettevõtte mis tahes edust, juhtige avalikkuse tähelepanu mõnele probleemile, esitage teatud avalikku isikut võidukas valguses jne.. P. Seejärel valige pressikonverentsi koht ja aeg. Pidage meeles, et neid tegevusi saab kõige paremini teha keset töönädalat (teisipäev-kolmapäev-neljapäev) hommikul või pärastlõunal, kuid hiljemalt kell 16.00.
2. samm
Valige pressikonverentsi pidamise koht, lähtudes oma ettevõtte organisatsioonilistest võimalustest ja kavandatavate kutsutute arvust. Pange tähele, et ajakirjanduse esindajatele on vaja piisavalt istekohti. Veenduge eelnevalt, et toas oleks mikrofone, projektsiooniekraane (vajadusel) ja vaba ruumi telekaamerate paigaldamiseks.
3. samm
Koostage loetelu meediast ja organisatsioonidest, kelle esindajaid soovite oma üritusel näha. Valmistage ette ja saatke välja pressiteated ja kutsed vähemalt kaks nädalat enne kavandatud sündmust. Pärast kutse saatmist on soovitav isiklikult adressaatidele helistada ja teada saada nende otsusest pressikonverentsil osaleda või mitte osaleda. Seega täpsustate mitte ainult tulevaste külaliste arvu, vaid tuletate ka oma sündmust täiendavalt meelde, kui inimesed selle unustasid või teie pressiteadet ei saanud.
4. samm
Valmistage ette kõik tulevastele pressikonverentsil osalejatele vajalikud esitlusmaterjalid. Osalejate komplekt sisaldab tavaliselt pressiteate koopiat, pressikonverentsil esinevate ametnike nimekirja koos oma täielike nimede ja ametikohtadega, päevakava (kõnede järjekord ja teemad), reklaami- ja reklaamimaterjale. Tundub palju parem, kui kõik osalejate kõik esitlusmaterjalid on kujundatud ühe komplektina ettevõtte kaustas koos organisatsiooni logoga.
5. samm
Kui plaanite osalejatele akrediteerimist tutvustada, teavitage neid sellest eelnevalt ja öelge neile, milliseid andmeid selleks vajate (nimi, ametikoht, passi üksikasjad jne). Valmistage eelnevalt ette kõigi osalejate nimemärgid ja kaardid, mis asetatakse laudadele ja millel on kõnelejate nimed ja pealkirjad. Kui pressikonverents on kavandatud piisavalt pikaks ajaks, veenduge, et selle osalejatele oleksid tingimused mugavad: Rootsi laud koos jookide ja suupistetega, suitsetamisruumid ja tualettruumid, määrake puhkepauside aeg.
6. samm
Pärast pressikonverentsi võtke kindlasti ühendust kohaloleva meedia toimetustega ja küsige selle tulemusena tehtud materjalide kohta. Kui pole varem kokku lepitud, küsige väljaannete koopiaid.
