Mõne organisatsiooniga ühenduse võtmisel kasutatakse kehtestatud vormi tähti. Sellistel juhtudel väljastatakse kirja mallid nõudmisel. Kui väljatöötatud vormi pole, koostatakse kiri mis tahes kujul, võttes arvesse mõningaid nüansse.
Juhised
Samm 1
Looge kirjapea.
Saate täpsustada järgmist teavet - adressaadi ametikoht ja nimi, saatja ametikoht ja nimi, saatja organisatsioon ja saatja kontakttelefoni number. Kui saatja asub teises linnas, saate määrata täieliku postiaadressi. Päis asub tavaliselt lehe paremas servas.
2. samm
Esitage kirja sisu ja esitage vajalikud märkused.
Püüdke sõnastada põhiidee kahe või kolme lausega. Ja siis kommenteerige seda ja kirjutage vajadusel üksikasjalikumalt. Ärikirjades on soovitav asetada fakte, arve ilma emotsioonideta. Isikliku puudutusega kirjad peaksid kajastama isiklikke kogemusi.
3. samm
Sisestage kuupäev ja kirjutage kirjale alla.
Vajadusel selgitage oma volitusi, mille põhjal kiri kirjutati. Selline alus võib olla volikiri.
4. samm
Asetage selgitavad graafikud, tabelid, joonised eraldi lehele.
Ärge oodake, et adressaat küsiks lisateavet. Teil ei pruugi olla teist võimalust olulise küsimuse esitamiseks. Seetõttu andke kokkuvõtlikult kõik vajalikud nüansid.
5. samm
Enne saatmist lugege kindlasti e-kiri valjusti ette, et keegi neid kuulaks. Küsige assistendilt, kuidas ta sai kirja olemusest aru. Kui tema sõnad ei lange kokku teie sõnumi eesmärgiga, on mõttekas täht sõnastada teisiti, sest ka saaja ei pruugi teie vaatenurgast kõige olulisemat mõista.
