Kaasaegses ühiskonnas, kui väärtustatakse iga minuti aega, on telefonivestlustest saanud inimeste seas kõige tavalisem suhtlusvorm. Sõbrad ja tuttavad, sugulased ja sõbrad suhtlevad telefoniside abil, peetakse äriläbirääkimisi. Kuidas telefonis õigesti rääkida?
Põhireeglid, mida tuleks telefonitsi rääkides järgida, peaksid olema kõigile töötajatele ühesugused:
- Kõigile sissetulevatele kõnedele vastamine.
- Võtke telefon kohe pärast kõnet kätte, sundimata klienti tundide kaupa asutusse helistama.
- Kõnele vastates ärge unustage öelda oma tervitust, nimetada organisatsioon ja tutvustada ennast.
- Kui helistaja ennast ei tutvusta, uurige viisakalt nimi ja isanimi fraasiga: "Kuidas ma saan teiega ühendust võtta?"
- Peate rääkima telefoni teel õigesti, püüdes mitte lubada vestluses fraase: "Mida sa vajad", "Pole kedagi", "Ma ei tea midagi." See õõnestab asutuse prestiiži ja põhjustab mitmetähenduslikku suhtumist töötajatesse, pannes neid kahtlema oma ametialases pädevuses.
- Jälgige oma hääldust, intonatsiooni ja kõnemäära ning veenduge, et helistaja mõistaks teid hästi.
- Kui telefonivestluse ajal lülitatakse sisse teine telefoniliin, siis peate esimese abonendi ees vabandust paluma, vastuvõtja kätte võtma ja teist abonenti teavitama, et olete hõivatud. Küsige temalt kindlasti, kas ta ootab või helistate talle hiljem tagasi. Alles seejärel jätkake vestlust esimese tellijaga.
- Kui helistaja palub töötajat, kes parasjagu ära pole, paluge kindlasti vabandust ja täpsustage kellaaeg, millal ta töökohal viibib.
- Kuulake tellijat tähelepanelikult, proovige teda mitte segada ega vaielda. See on parim viis vajaliku teabe saamiseks vestluspartnerilt.
- Vestluse lõpus tänan teid kõne eest.
Sõprade ja perega telefonivestluste läbiviimisel on peensusi. Ärge unustage hea vormi reegleid. Enne vestlust ennast soovitavad psühholoogid teha ühe või kaks sissejuhatavat lauset ja alles seejärel jätkata vestlust. Küsige sõbralt, kas tal on vaba aega telefoniga rääkimiseks. Etiketi järgi peaks vestluse lõpetama see, kes helistas.
Kui järgite neid lihtsaid juhiseid, on telefonikõned teile suurepäraseks võimaluseks paljude inimestega suhelda.
