Kui teie organisatsioon on või on määratud vastutama teaduskonverentsi korraldamise eest, pole see mitte ainult auväärne funktsioon, vaid ka suurepärane korraldustöö, milles tuleb arvestada kõigi pisiasjadega.
Juhised
Samm 1
Loo konverentsi korralduskomitee, mille koosseis määratakse korraldusega. Määrake esimees, kes juhib ja koordineerib komisjoni liikmeid. Määrake konverentsi toimumise aeg ja loodud komisjoni tingimused. Mõtle tellimuses, kuidas maksate selle töötajate eest. Saatke välja konverentsi teade ja lisage lisas aruannetele esitatavad nõuded, referaatide maht ja nende esitamise tähtaeg.
2. samm
Otsustage rahastamisallikad, see võib olla sihtotstarbeline eelarvest rahastamine, meelitades konverentsil osalejate endi sponsorlust ja vahendeid.
3. samm
Saada kutsed kõigile potentsiaalsetele konverentsil osalejatele ja konverentsi kavandatud programm. Otsustage osalejate ja esinejate arv, kes soovivad oma teaduslikke arenguid ja uurimistulemusi kolleegidega jagada. Küsige osalejatelt, kas neil on vaja hotellituba broneerida ja broneerida.
4. samm
Leppige trükikojaga aruannete kokkuvõtete avaldamiseks eraldi brošüüris ja tellige vajadusel ürituse programm osalejatele levitamiseks, nende nimed, initsiaalid ja organisatsiooni nimi.
5. samm
Määrake vastavalt osalejate arvule, kui palju ruumi vajate, ja üürige spetsiaalne ruum, mis on varustatud selliste ürituste korraldamiseks. Mõelge läbi, milliseid seadmeid see peab täiendavalt varustama, kontrollige vajaliku arvu arvutiväljundite, projektsiooniekraanide olemasolu jne. Mõelge puhveti toimimisele, kus koosolekul osalejad saavad vaheaegadel tassi kohvi ja suupisteid.
6. samm
Mõelge konverentsi programm läbi, jagage see vajadusel osadeks. Mõelge, kus saab selliseid sektsioone korraldada. Mõelge konverentsikülaliste, korraldajate ja programmis osalejate sõnavõttudele. Tellige konverentsist osavõtjatele kirjatarbed - märgid, märkmikud ja pastakad on standardsed.
7. samm
Looge konverentsil osalejatele jagatavate dokumentide, reklaammaterjalide ja kirjatarvete paketid koos märkidega.
