Telefonisõnum on lühike, kuid oluline telefoni teel saadetud sõnum. Seega teavitavad nad kõige sagedamini koosolekute, istungite, koosolekute pidamisest. Telefonisõnum võib sisaldada ka pea kiiret käsku. Telefonisõnumid on saabuvad, mille saate vastu, ja väljaminevad, mille edastate. Mõlemal tüübil on sarnane disain.
Juhised
Samm 1
Paberilehe vasakusse ülanurka asetage oma organisatsiooni täielik nimi ja vajadusel struktuuriüksuse nimi, näiteks "N. linna haldus". ja haridusministeerium.
2. samm
Parempoolsesse ülanurka kirjutage telefonisõnumi saaja. Märkige isiku ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid: "Kooli nr 37 Ivanov II direktor". Kui adressaate on mitu, ei ole perekonnanimesid vaja näidata: “N. linna koolide direktorid”. Lisage telefonisõnumisse täielik loetelu asutustest, kellele see saadeti.
3. samm
Kaks rida allpool asetage sõna "Telefonifonogramm" ja selle seerianumber. Väljuva telefonisõnumi puhul märkige allpool selle koostamise kuupäev.
4. samm
Seejärel järgneb telefonisõnumi tegelik tekst: „22. veebruaril kell 17.00 toimub haridusosakonnas kohtumine linna koolide tegevuse parandamiseks. Koolijuhtide kohalolek on rangelt kohustuslik. Telefonisõnumi teksti ettevalmistamisel hoiduge kõrva järgi raskesti mõistetavatest ja hääldatavatest sõnadest ja fraasidest. Pidage meeles, et sõnum peaks olema informatiivne ja lühike - mitte rohkem kui 50 sõna.
5. samm
Telefonisõnumi edastamisel hääldage sõnad selgelt, eriti inimeste aadressid, perekonnanimed, nimed ja isanimed, tänavanimed, kuupäevad ja sündmuste kellaajad. Lõpus lugege kindlasti tekst uuesti läbi ja veenduge, et vestluspartner kirjutas kõik õigesti üles. Kuulake tähelepanelikult, kui võtate sõnumit telefoni teel. Kui teil on küsimusi, selgitage need kohe.
6. samm
Põhiteksti all on telefonisõnumile alla kirjutanud juhataja ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid: "Haridusosakonna juhataja Petrov P. P." Väljuv dokument peab sisaldama ka tema isiklikku allkirja.
7. samm
Sisestage lehe alaossa teave telefonisõnumiga töötanud töötajate kohta. Tavaliselt pannakse vasakule sõnumi saatnud isiku ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid, tema kontori telefoninumber ning edastamise kuupäev ja kellaaeg. Paremal on teave dokumendi vastu võtnud isiku kohta: ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid, telefoninumber, vastuvõtmise kuupäev ja kellaaeg.
8. samm
Väljuv telefonisõnum koostatakse ühes eksemplaris ja salvestatakse spetsiaalsesse kausta. Parem on, kui sissetulev sõnum on kahes eksemplaris: esimese annate juhile edasiseks tööks, teise panete hoidmiseks kausta.
